Bei den Gedanken an die Erstellung der zahlreichen Rechnungen verfallen die Gründer und die Mitarbeiter der Buchhaltung oft in Panik, obwohl die Buchhaltung eine der wichtigsten Aufgaben eines Unternehmens sind, damit der verdiente Lohn ausbezahlt werden kann. Die Thematik an sich ist eigentlich nicht so kompliziert, wie man denkt. Heute gibt es die passenden Tipps, damit die Online-Buchhaltung zu einem Erfolg wird.

Rechnung gründlich und richtig schreiben

Zunächst einmal ist es wichtig, dass die Rechnung richtig geschrieben wird, da die Kunden in den meisten Fällen einen Anspruch auf die Rechnung haben. Die Rechnung ist dazu da, um die erbrachten Zahlungs-, Lieferungs- und Leistungsbedingungen genau zu dokumentieren. Kunden können nämlich die Zahlung verweigern, bis sie eine ordnungsgemäße und richtige Rechnung erhalten. Doch was muss beachtet werden, damit die Rechnung “ordnungsgemäß” ist? Damit einige Leistungen von der Steuer absetzbar sind, sind die Rechnungen vor allem für private Kunden sehr wichtig. Zudem wird sie benötigt, um Beweise zu sichern oder die Garantieansprüche wahren zu können, falls man mit dem Produkt oder der Dienstleitung nicht zufrieden ist. In dem geschäftlichen Umfeld ist eine ordnungsgemäße Rechnung ebenfalls wichtig, da sie den steuerrechtlichen Anforderungen entsprechen muss. Aus diesem Grund ist die Rechnung nur ordnungsgemäß, wenn sie folgende Aspekte erfüllt:

– Anschrift / Name des Rechnungsempfängers und des leistenden Unternehmens

– Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer von dem jeweiligen Aussteller

– Rechnungsdatum

– Eindeutige Rechnungsnummer

– Umfang, Menge und Art der Waren oder der erbrachten Leistung

– Zeitraum oder Zeitpunkt der Auftragsausführung oder Lieferung

– Die Rechnungssumme, sowohl Netto- als auch Bruttoangaben

– Umsatzsteuer

– Hinweisen, falls man von der Umsatzsteuer befreit ist (zum Beispiel Kleinunternehmen)

Unternehmen haben sechs Monate Zeit, die Rechnung zu erstellen. Ein kleiner Tipp für die Erstellung der Rechnung ist das Verwenden einer geeigneten Software.

Wer muss eine Bilanz erstellen?

Wussten Sie, dass viele Unternehmen keine Bilanz erstellen müssen? Die Bilanzierung ist in dem wirtschaftlichen Leben das genaue Maß von allen Dingen. Die meisten Unternehmen sind aus diesem Grund zu einer sogenannten “doppelten Buchführung” verpflichtet. Jedoch sind von dieser Pflicht alle Freiberufler ausgenommen. Bei der Pflicht spielt die Summe des Umsatzes und Gewinns keine Rolle, falls es sich um eine freiberufliche Arbeit handelt. Auch für Einzelkaufleute besteht seit dem Jahre 2008 eine Ausnahme. Der Gewinn kann daher wahlweise ermittelt werden, wenn der jährliche Umsatz des Unternehmens zwei Jahre lang unter 600.000 € lag und der Jahresgewinn allgemein nicht über 600.000 Euro war. Dabei ist es wichtig, dass beide Bedingungen erfüllt sein müssen. Diese Regelung kann von Gründern ebenfalls in Anspruch genommen werden, wenn man bereits vor dem Jahresende merkt, dass die Grenze nicht überschritten wird. Die einfache Buchführung bietet einige Vorteile. Zum einen handelt es sich hierbei um eine Ist-Versteuerung. Dies bedeutet, dass die Gewinnermittler die Umsatzsteuer erst dann abführen müssen, wenn die Rechnung auch bezahlt worden ist. Die Gewinne entstehen also erst dann, wenn die Zahlung eingegangen ist. Der Liquiditätsvorteil dabei ist enorm.

Des Weiteren eröffnet sich dadurch ein Spielraum für die Verlagerung von Gewinn. Ein weiterer Vorteil ist die sehr einfache Handhabung. Die Bilanzierung ist nämlich eine Wissenschaft für sich. Bei der einfachen Buchführung kann man jedoch diese Aufgabe auch in die eigenen Hände nehmen, wenn man kein Studium abgeschlossen hat und eine sehr lange Berufserfahrung in der Buchhaltung aufweisen kann. Die Regelungen sind dabei um einiges unkomplizierter. Man muss zum Beispiel keine Rechnungsabgrenzungsposten einhalten oder sich mit dem Thema Rückstellungen beschäftigen. Außerdem ist der Jahresabschluss sehr viel schlichter gehalten, als bei der doppelten Buchführung. Natürlich kann das aber auch gleichzeitig ein Nachteil sein, da die Transparenz der Bilanz fehlt. Das Know-How der Doppelten Buchführung sollte jedoch schon frühzeitig aufgebaut werden.